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Les moyens oraux / Gestion desréunions
Premier outil de communication interne, pratiqué par la quasi-totalité des entreprises françaises, la réunion est l’outil le plus utilisé tout en étant le plus critiqué. Il est constaté qu’un cadre passe plus de la moitié de son temps de travail en réunion et cette part peut s’accroître considérablement selon le type d’activité et la place du cadre dans l’organigramme de l’entreprise. La réunion est l’outil le plus vilipendé en interne et pourtant sa fréquence continue de s’accroître malgré les possibilités offertes par les moyens technologiques comme la télé-réunion ou la visioconférence.
Même si elles ne sont pas, stricto sensu, des outils de communication interne puisque leur finalité première réside dans l’échange d’informations techniques en vue d’un objectif d’atteinte des résultats, les réunions de service restent un outil essentiel de communication, ne serait ce qu’eu égard à leur importance quotidienne. La réunion de service répond à un étrange paradoxe : la quasi – totalité des salariés et plus particulièrement des cadres se plaignent de la « réunionnite », c’est à dire du temps considéré comme perdu par les répétitions des réunions, alors que dans le même temps, ils se montrent prêts à toutes les manœuvres pour intégrer une réunion à laquelle ils n’auraient pas été conviés. La réunion est donc un lieu de travail et d’échange, c’est aussi un lieu de pouvoir et de reconnaissance ce qui explique l’inertie dont elle fait l’objet.
Dix conseils pour des réunions efficaces
1. S’interroger sur la finalité : la réunion est elle utile ? Ma présence est elle indispensable ?
2. Les participants connaissent ils l’objectif ?
3. L’ordre du jour a-t-il été communiqué à chacun ?
4. Les participants ont-ils eu le temps de préparer la réunion ?
5. La salle est-elle adaptée ?
6. L’animateur et le responsable du compte rendu de la réunion ont-ils été désignés ?
7. L’horaire est-il correctement maîtrisé (début et fin de la réunion) ?
8. L’expression de chacun a-t-elle pu être formulée ?
9. Les décisions majeures peuvent-elles être synthétisées en fin de réunion ?
10. Le compte rendu peut il être rapidement diffusé aux participants et à mes collaborateurs ?
• Place de la réunion dans le dispositif de la communication interne La réunion est un lieu d’échange à deux titres :
- directement, par les débats entre participants, elle permet une circulation d’information et favorise le décloisonnement entre service ;
- indirectement, parce que, en dehors du cercle des participants, il importe d’informer non seulement le management supérieur, mais également les subordonnés. A moins d’informations confidentielles, il est conseillé de diffuser le compte rendu aux membres de son équipe. A défaut , ceux-ci auront l’impression que leur chef est constamment « en réunion » sans la compréhension des finalités. La construction d’un esprit d’équipe passe par ces modalités simples mais efficaces.
• La rencontre inter-services
Il s’agit ici de réunions entre l’ensemble des membres d’un nombre réduit de services de l’entreprise : par exemple, entre le servie comptable et le service commercial ou entre le service travaux et le service du personnel. L’idéal est que l’ensemble ne comprenne pas plus de 20 à 30 personnes de manière à ce que chacun puisse rapidement se présenter et décrire son activité. Ces réunions d’une durée de deux ou trois heures permettent de mieux connaître les activités d’autres personnes de l’entreprise ainsi que les enjeux t contraintes de différents services. Elles bénéficient d’un attrait interne dû aux perspectives relationnelles induites et au décloisonnement recherché. Elles ne nécessitent aucune préparation spéciale ni aucun matériel particulier, à l’exception d’une salle de réunions et d’un ordre du jour restreint laissant une place suffisante à la convivialité et aux échanges entre participants. Les seuls inconvénients de ce type de rencontre sont qu’elle peut apparaître comme une modalité supplémentaire de réunion, ce risque est toutefois limité en raison d’une forte attente interne et de la diffusion, organisée ou non, des résultats en termes de satisfaction d’expériences similaires au sein d’autres services.
• La porte ouverte interne
Elle se pratique sur le même modèle qu la rencontre inter-services mais à une échelle plus importante et de manière plus organisée. Elle est issue des journées portes ouvertes classiques avec la différence que le public invité est le personnel de l’entreprise. Plusieurs modalités sont ici envisageables en fonction du niveau d’organisation conféré à l’évènement. La porte ouverte peut se pratiquer de manière individuelle en permettant à chaque salarié de se voir présenter différentes activités, ou collectivement à l’exemple d’une série de petites réunions inter-services. La porte ouverte nécessite une organisation plus importante, elle est également plus onéreuse et risque d’apparaître artificielle à moins qu’elle n’ait été préparée suffisamment en amont au sein d’un projet participatif. Ces modalités restent à conseiller fortement lorsqu’elles s’appuient sur la convivialité et la participation des salariés. Basée sur une forte attente de connaissance des activités d’autres services, la réunion inter-services apporte une réponse concrète axée sur la valorisation des activités de chacun. Par le relationnel qu’elle renforce entre chacun, elle constitue un des meilleurs outils d’information et de cohésion au service d’une même culture d’entreprise.
• L’exploitation des évènements internes
En dehors des supports classiques, la réalité de la communication interne dans l’entreprise est composée d’une multitude d’événements fréquemment déconnectés de leurs objectifs : pot de départ à la retraite ou mutation d’un collaborateur, obtention d’un important contrat commercial, vœux annuels du président de l’entreprise, etc. Ces situations constituent pourtant d’excellentes occasions pour relayer un message ou favoriser les rencontres internes à condition de respecter certains principes.
- Le recensement préalable de l’ensemble des occasions permet de les planifier afin d’obtenir les participants désirés et notamment le chef d’entreprise dont l’image ne peut que bénéficier de l’événement festif. En parallèle aux évènements prévisibles (départ en retraite), l’entreprise peut, par elle-même, créer des occasions de rencontres autour de réussites. Il est essentiel de pouvoir jalonner des succès par des manifestations internes destinées à entretenir la motivation des salariés. Ces techniques peuvent être ciblées sur l’équipe ou le service au travers des incentives. Il s’agit de féliciter les promoteurs d’une réussite quelconque par un cadeau particulier, fréquemment un voyage. Il convient toutefois d’être prudent afin de ne pas démotiver les salariés ne prenant pas part au challenge, service administratif par exemple, et d’obtenir un résultat inverse basé sur la perception d’une entreprise à deux vitesses.
- L’adaptation des discours est un exercice délicat qui incombe souvent au responsable de la communication interne. Il s’agit de concilier le commentaire d’un événement, notamment le départ d’un collaborateur, avec un message au personnel de l’entreprise. Ce dernier doit être en filigrane du discours, par exemple en insistant sur quelques qualités fondamentales pour la réussite de l’entreprise : l’esprit d’équipe, la puissance de travail, l’honnêteté, etc.
Les réunions de services
• outils de communicationMême si elles ne sont pas, stricto sensu, des outils de communication interne puisque leur finalité première réside dans l’échange d’informations techniques en vue d’un objectif d’atteinte des résultats, les réunions de service restent un outil essentiel de communication, ne serait ce qu’eu égard à leur importance quotidienne. La réunion de service répond à un étrange paradoxe : la quasi – totalité des salariés et plus particulièrement des cadres se plaignent de la « réunionnite », c’est à dire du temps considéré comme perdu par les répétitions des réunions, alors que dans le même temps, ils se montrent prêts à toutes les manœuvres pour intégrer une réunion à laquelle ils n’auraient pas été conviés. La réunion est donc un lieu de travail et d’échange, c’est aussi un lieu de pouvoir et de reconnaissance ce qui explique l’inertie dont elle fait l’objet.
Dix conseils pour des réunions efficaces
1. S’interroger sur la finalité : la réunion est elle utile ? Ma présence est elle indispensable ?
2. Les participants connaissent ils l’objectif ?
3. L’ordre du jour a-t-il été communiqué à chacun ?
4. Les participants ont-ils eu le temps de préparer la réunion ?
5. La salle est-elle adaptée ?
6. L’animateur et le responsable du compte rendu de la réunion ont-ils été désignés ?
7. L’horaire est-il correctement maîtrisé (début et fin de la réunion) ?
8. L’expression de chacun a-t-elle pu être formulée ?
9. Les décisions majeures peuvent-elles être synthétisées en fin de réunion ?
10. Le compte rendu peut il être rapidement diffusé aux participants et à mes collaborateurs ?
• Place de la réunion dans le dispositif de la communication interne La réunion est un lieu d’échange à deux titres :
- directement, par les débats entre participants, elle permet une circulation d’information et favorise le décloisonnement entre service ;
- indirectement, parce que, en dehors du cercle des participants, il importe d’informer non seulement le management supérieur, mais également les subordonnés. A moins d’informations confidentielles, il est conseillé de diffuser le compte rendu aux membres de son équipe. A défaut , ceux-ci auront l’impression que leur chef est constamment « en réunion » sans la compréhension des finalités. La construction d’un esprit d’équipe passe par ces modalités simples mais efficaces.
Les réunions inter-services
La réunion inter-services est une technique encore peu répandue malgré ses avantages de simplicité et d’efficacité. Elle a pour objectif de permettre la rencontre entre différents services de l’entreprise sur une base de flexibilité et de décloisonnement. Elle se présente sous deux formes.• La rencontre inter-services
Il s’agit ici de réunions entre l’ensemble des membres d’un nombre réduit de services de l’entreprise : par exemple, entre le servie comptable et le service commercial ou entre le service travaux et le service du personnel. L’idéal est que l’ensemble ne comprenne pas plus de 20 à 30 personnes de manière à ce que chacun puisse rapidement se présenter et décrire son activité. Ces réunions d’une durée de deux ou trois heures permettent de mieux connaître les activités d’autres personnes de l’entreprise ainsi que les enjeux t contraintes de différents services. Elles bénéficient d’un attrait interne dû aux perspectives relationnelles induites et au décloisonnement recherché. Elles ne nécessitent aucune préparation spéciale ni aucun matériel particulier, à l’exception d’une salle de réunions et d’un ordre du jour restreint laissant une place suffisante à la convivialité et aux échanges entre participants. Les seuls inconvénients de ce type de rencontre sont qu’elle peut apparaître comme une modalité supplémentaire de réunion, ce risque est toutefois limité en raison d’une forte attente interne et de la diffusion, organisée ou non, des résultats en termes de satisfaction d’expériences similaires au sein d’autres services.
• La porte ouverte interne
Elle se pratique sur le même modèle qu la rencontre inter-services mais à une échelle plus importante et de manière plus organisée. Elle est issue des journées portes ouvertes classiques avec la différence que le public invité est le personnel de l’entreprise. Plusieurs modalités sont ici envisageables en fonction du niveau d’organisation conféré à l’évènement. La porte ouverte peut se pratiquer de manière individuelle en permettant à chaque salarié de se voir présenter différentes activités, ou collectivement à l’exemple d’une série de petites réunions inter-services. La porte ouverte nécessite une organisation plus importante, elle est également plus onéreuse et risque d’apparaître artificielle à moins qu’elle n’ait été préparée suffisamment en amont au sein d’un projet participatif. Ces modalités restent à conseiller fortement lorsqu’elles s’appuient sur la convivialité et la participation des salariés. Basée sur une forte attente de connaissance des activités d’autres services, la réunion inter-services apporte une réponse concrète axée sur la valorisation des activités de chacun. Par le relationnel qu’elle renforce entre chacun, elle constitue un des meilleurs outils d’information et de cohésion au service d’une même culture d’entreprise.
• L’exploitation des évènements internes
En dehors des supports classiques, la réalité de la communication interne dans l’entreprise est composée d’une multitude d’événements fréquemment déconnectés de leurs objectifs : pot de départ à la retraite ou mutation d’un collaborateur, obtention d’un important contrat commercial, vœux annuels du président de l’entreprise, etc. Ces situations constituent pourtant d’excellentes occasions pour relayer un message ou favoriser les rencontres internes à condition de respecter certains principes.
- Le recensement préalable de l’ensemble des occasions permet de les planifier afin d’obtenir les participants désirés et notamment le chef d’entreprise dont l’image ne peut que bénéficier de l’événement festif. En parallèle aux évènements prévisibles (départ en retraite), l’entreprise peut, par elle-même, créer des occasions de rencontres autour de réussites. Il est essentiel de pouvoir jalonner des succès par des manifestations internes destinées à entretenir la motivation des salariés. Ces techniques peuvent être ciblées sur l’équipe ou le service au travers des incentives. Il s’agit de féliciter les promoteurs d’une réussite quelconque par un cadeau particulier, fréquemment un voyage. Il convient toutefois d’être prudent afin de ne pas démotiver les salariés ne prenant pas part au challenge, service administratif par exemple, et d’obtenir un résultat inverse basé sur la perception d’une entreprise à deux vitesses.
- L’adaptation des discours est un exercice délicat qui incombe souvent au responsable de la communication interne. Il s’agit de concilier le commentaire d’un événement, notamment le départ d’un collaborateur, avec un message au personnel de l’entreprise. Ce dernier doit être en filigrane du discours, par exemple en insistant sur quelques qualités fondamentales pour la réussite de l’entreprise : l’esprit d’équipe, la puissance de travail, l’honnêteté, etc.